Analisis Kesenjangan Kemampuan sebagai penjaga standar kemampuan dasar

Guna mengembangkan kemampuan kompetensi Sumber Daya Manusia (SDM), tes kompetensi sering dilaksanakan untuk mengukur kompetensi dan kapabilitas SDM seperti tes potensi akademik (TPA), wawancara terstruktur, uji pengetahuan pekerjaan, serta uji fit and proper test untuk promosi jabatan. Saya sendiri sudah menjalani tidak kurang dari 4 (empat) kali uji-uji seperti itu, dan mungkin yang lainnya lebih sering lagi. Hasilnya tidak pernah saya ketahui dan efeknya juga tidak terasa sama sekali – baik di uji assesment atau tidak diuji sama saja, tetap melaksanakan business as usual.

Untuk melaksanakan tugas dengan baik, diperlukan kemampuan (skill) yang mumpuni dalam menyelesaikan setiap penugasan yang diberikan atau biasa disebut kompetensi. Spencer dan Sencer [L. M. Spencer and S. M. Spencer, “Competence at Work,” John Wiley & Sons, New York, 1993] mendefinisikan kompetensi sebagai karakter internal dalam diri seseorang yang membuat dirinya dapat bekerja atau menghasilkan sesuatu secara produktif, efektif, dan prima. Sedangkan kompetensi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah kewenangan (kekuasaan) untuk menentukan (memutuskan sesuatu).

Spencer dan Spencer membuat model Gunung Es atas teorinya tersebut, sebagaimana terlihat dari gambar dibawah ini:

Mereka berpendapat bahwa kompetensi seseorang itu terbagi menjadi dua, yaitu kompetensi yang terlihat dan tidak terlihat. Kompetensi yang terlihat adalah pengetahuan (knowledge) dan kecakapan (skill), sementara kompetensi yang tidak terlihat adalah peran sosial (social role), pandangan dirinya tentang diri sendiri/citra diri (self-image), karakter (traits), dan motif (motives). Menurut mereka justru yang tidak terlihatlah yang memiliki porsi paling besar dalam tingkah laku dan produktifitas seseorang, meski yang tidak terlihat tersebut yang jarang atau bahkan tidak pernah diperhatikan. Kompetensi yang terlihat dapat dikembangkan lebih jauh dengan manajemen yang tepat, dimana kompetensi yang tidak terlihat dapat dibentuk dengan lingkungan pengendalian yang mantab.

Guna mengembangkan kemampuan kompetensi Sumber Daya Manusia (SDM), tes kompetensi sering dilaksanakan untuk mengukur kompetensi dan kapabilitas SDM seperti tes potensi akademik (TPA), wawancara terstruktur, uji pengetahuan pekerjaan, serta uji fit and proper test untuk promosi jabatan. Saya sendiri sudah menjalani tidak kurang dari 4 (empat) kali uji-uji seperti itu, dan mungkin yang lainnya lebih sering lagi. Hasilnya tidak pernah saya ketahui dan efeknya juga tidak terasa sama sekali – baik di uji assesment atau tidak diuji sama saja, tetap melaksanakan business as usual.

Analisis Kesenjangan Kemampuan sebagai salah satu solusi

Sebagai saran terhadap ujian atau assesment atau uji kelayakan atau apapun namanya itu, terdapat suatu ide mengenai uji yang berjenis lain dari biasanya. Skill Gap Analysis atau terjemahan bebasnya Analisis Kesenjangan Kemampuan (AKK) sebagai alat untuk mengetahui tingkat kemampuan SDM yang di suatu organisasi berdasarkan standar yang diinginkan. Analisis ini lebih bertujuan untuk mengembangkan kemampuan SDM dalam suatu organisasi. AKK mirip dengan uji kelayakan atau fit and proper test, namun AKK lebih ditujukan kepada pengembangan standar kemampuan dalam organisasi. Dengan adanya AKK, semua pegawai diharapkan memiliki kemampuan dasar yang sama.

Kemampuan dasar seringkali dibentuk dengan adanya pendidikan dan pelatihan (diklat) pembentukan kompetensi. Namun, selepas mengikuti dan lulus dari diklat tersebut seringkali juga SDM yang ada mengalami penurunan kemampuan, penurusan motivasi, atau bahkan diklat yang diikutinya kurang berguna dalam mengerjakan tugas dan kewajibannya sehari-hari.

Atas latar belakang itulah diperlukan AKK, guna mempertahankan kemampuan yang ada dan mengembangkan kemampuan standar. Dengan AKK pula, seorang pegawai dapat mengetahui arah karir yang diinginkannya. Karena dengan adanya AKK, maka sudah jelas kompetensi apa yang dibutuhkan untuk mencapai posisi tertentu. Selain itu, kemampuan dasar yang ada dalam AKK terjamin untuk ada di dalam diri SDM karena adanya ujian AKK secara periodik.

Apabila AKK sudah terbentuk, akan didapatkan beberapa manfaat, yaitu:

1. pimpinan dapat menetapkan kemampuan-kemampuan apa yang harus dimiliki dalam organisasinya, baik individual maupun per bagian;
2. organisasi dapat mengetahui seberapa besar SDM yang ada di dalam organisasinya memiliki kemampuan yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas sehari-hari, mengetahui pegawai mana yang paling menguasai skill-skill tersebut dan mana yang paling lemah penguasaan skill-nya, serta mengetahui pegawai mana yang memiliki kemampuan spesifik yang sama sehingga dapat disatukan dalam suatu tim khusus atau think tank (spesialis dalam kemampuan tertentu baik itu 1 orang maupun gabungan beberapa orang);
3. pimpinan dapat merancang pelatihan yang sesuai dengan pengembangan kemampuan pegawai dalam organisasinya;
4. pegawai dapat mengetahui arah yang jelas bagi perkembangan karirnya, apa yang mau dituju, jenis diklat apa yang ingin diikuti, dan bantuan apa yang dapat diminta kepada organisasi dalam mengembangkan dirinya.

Akan tetapi, AKK juga memiliki kelemahan, diantara yaitu:

1. organisasi harus bekerja minimal dua kali dalam mengembangkan kompetensi pegawainya, pertama organisasi harus menyertakan dalam diklat formal sebagai syarat utama dalam meraih sertifikasi tertentu (misalnya diklat fungsional bendahara, diklat PISK, diklat pimpinan tinggi, dan sebagainya), kedua organisasi masih harus membuat AKK sebagai acuan kompetensi yang wajib dimiliki. Namun, begitu AKK terbentuk, selanjutnya hanya diperlukan pengembangan dan tidak seberat saat pertama kali membentu AKK.
2. organisasi membutuhkan waktu dalam menyusun AKK, karena idealnya AKK dibentuk atas ide pimpinan dan masukan dari pegawai tentang kemampuan apa yang dibutuhkan dalam melaksanakan tugasnya berdasarkan pengalaman mereka sendiri di lapangan.

Membuat Analisis Kesenjangan Kemampuan

Cara pertama membuat AKK adalah menyusun semua skill yang diperlukan oleh stiap orang atau setiap pegawai dalam melaksanakan tugas sehari-hari. Seluruh SDM harus ikut terdata mulai dari tingkat tinggi sampai tingkat pendukung. Skill yang diperlukan tersebut disusun berdasarkan posisi yang ada di organisasi terkait. Berikut contoh daftar kemampuan yang dibutuhkan dalam suatu organisasi dan diujikan secara periodik:

Kompetensi	Kepemilikan Kompetensi
	Skor yang didapatkan	Rerata skor	Standar deviasi
Kemampuan Dasar
Mengoperasikan komputer
Mengoperasikan Micr Word, Excel, & Powerpoint
Kemampuan navigasi internet
Keampuan membuka aplikasi internal pemerintah
…….
Kemampuan Menengah
Pengetahuan tentang pelelangan
Pengetahuan tentang Barang Milik Negara
Pengetahuan tentang persediaan
…….
Kemampuan Lanjutan (Spesifik)
Pemahaman tentang pembuatan beton
Pemahaman tentang pembuatan jalan
Pemahaman tentang prosedur daftar hitam
…….

Kedua membagi kemampuan yang telah terdata tersebut menjadi kemampuan dasar (basic skills), kemampuan menengah (intermediate level), dan kemampuan lanjutan (advanced level). Pembagian tersebut juga harus memperhatikan posisi yang ada, karena setiap posisi membutuhkan kemampuan spesifik yang berbeda.

Kesimpulan

Analisis Kesenjangan Kemampuan adalah salah satu alat untuk menjaga kompetensi SDM dalam suatu organisasi tetap terjaga. Terjaga karena organisasi membuat dan mengumumkan daftar kemampuan apa yang wajib dimiliki oleh tiap SDM yang ada di organisasi. Terjaga karena dilakukan uji atas kemampuan yang dimiliki tersebut secara periodik, yang mana yang tertinggal dan yang mana yang memiliki kemampuan di atas rata-rata akan dapat termonitor oleh organisasi. Analisis Kesenjangan Kemampuan adalah salah satu praktik dari perencanaan. Organisasi membuktikan perencanaannya dengan adanya Analisis Kesenjangan Kemampuan, karena organisasi menetapkan suatu kemampuan yang wajib dimiliki oleh setiap SDM yang ada di organisasinya. SDM yang ada tersebut tinggal memilih dan mengikuti arah tersebut karena mereka diberikan pengetahuan tentang AKK tersebut, serta SDM tersebut dapat ikut mengusulkan kemampuan apa saja yang diperlukan masuk dalam AKK sesuai pengalaman mereka di lapangan. John Keats menyebutkan dalam salah satu bukunya Nothing ever becomes real till it is experienced.